Digitalisaation ilosanoman rummutus mediassa tulee monella meistä jo ulos korvista. Täytyisi tehdä digitalisaatioloikka ja hyödyntää tekoälyä tai robotiikkaa. Digi sitä digi tätä.

Mutta mistä digitalisoinnissa on oikeasti kyse? Digitalisoinnilla tarkoitetaan päivittäisten askareiden tehostamista tietotekniikan avulla. Perustason digitalisointia on jo se, että hyödynnät digitaalisia työkaluja tekemällä laskelmia Excelillä, kirjoittamalla tarjouksia Wordilla tai lähettämällä sähköpostia Gmaililla. Digitalisaation ei tarvitse tarkoittaa massiivisia muutoksia ja investointeja.

Moni suomalainen pk-yritys käyttää toimintansa pyörittämiseen edellämainittuja Exceliä, Wordia ja sähköpostia, mikä on hieno asia. Tämä on jo suuri harppaus taskulaskimeen, konseptipaperiin ja faxiin verrattuna. Se ei kuitenkaan tarkoita, että yritys olisi aikaansa edellä. Päin vastoin.

Valitettavan useat tyytyvät näihin yksinkertaisiin työkaluihin, eivätkä edes hyödynnä niitä optimaalisella tavalla. Työkaluja ei välttämättä osata käyttää ja tiedonhallinnassa on hankaluuksia. Usein tiedostot ovat levällään jonkun koneella, tai ehkä ne ovat jopa jaettuina muille yrityksen työntekijöille, mutta tietoa on vaikea löytää. Yksi yleisimpiä kohtaamiamme ongelmia onkin, että digitaalisia työkaluja kyllä käytetään, mutta ne ovat irrallaan toisistaan ja tieto on levällään. Aikaa menee tiedon etsimiseen ja muilta asiasta kyselemiseen. Tieto ei ole keskitettyä, eikä sitä osata muokata ja soveltaa siten, että sitä voitaisiin käyttää liiketoiminnan kehittämiseen ja päätöksenteon tukena.

Yritykset, jotka ratkaisevat nämä ongelmat, pystyvät ohjaamaan toimintaansa luotettavasti entistä parempaan suuntaan, kun johdolle on saatavilla luotettavaa ja kattavaa tietoa oikeasti tärkeistä asioista. Lisäksi laadukas toiminnan digitalisointi synnyttää tehokkuutta, mikä taas johtaa merkittäviin kustannussäästöihin. Nämä säästöt taas parantavat entisestään yrityksen kannattavuutta ja kilpailukykyä. Sama logiikka toimii myös toisin päin. Yhtiöt jotka eivät pysty selvittämään edellä mainittuja haasteita, tulevat väistämättä katoamaan.

Digitalisaatio vaikuttaa nykyään kaikkiin ja kaikkeen. Kaikkialla ympärillämme on mikrosiruja, näyttöjä, ohjelmistoja ja internetiin kytkettyjä esineitä. Tietotekniikan määrän ja käyttökohteiden kasvunopeus on lähes käsittämättömän kova. Viimeisen kymmenen vuoden aikana koko maailma on muuttunut sosiaalisen median alustojen räjähdysmäisen suosion kasvun seurauksena. Koska muutosvauhti on niin nopea, on hyvin vaikea sanoa miten digitalisaatio tulee muuttamaan yritysmaailmaa seuraavan kymmenen vuoden aikana, puhumattakaan sitä pidemmästä aikavälistä. Selvää on vain se, että se tulee vaikuttamaan ja paljon.

Koska tulevaisuuden ennustaminen on hyvin vaikeaa, lähestytään asiaa historian turvin käytännön esimerkin kautta. Verkkokauppa on ollut ja on edelleen yksi näkyvimmistä liiketoiminnan digitalisointikeinoista. Verkkokauppa on mullistanut täysin sekä kuluttaja-, että yritysmyynnin. Kivijalkaliikkeiden määrä vähenee, varastoissa ei tarvitse pitää jatkuvasti vuoden edestä tavaraa ja asiakkaat pystyvät tekemään ostoksia kätevästi mistä vain, jolloin asiakaskunta ei rajoitu maantieteellisesti liikkeen lähialueen asukkaisiin, vaan asiakkaita voi saada koko Suomesta, Euroopasta tai maailmaista. Henkilökuntaa ei tarvita pitämään kirjaa tilauksista eikä järjestämään myymälää. Yritys ei tarvitse enää kallista toimitilaa ja varastoa Helsingin ydinkeskustasta menestyäkseen. Lisäksi verkkokauppa on mahdollistanut monelle toimijalle ns. suoramyynnin loppuasiakkaille. Enää ei tarvita välikäsiä hoitamaan esillepanoa ja myyntiä. Kuluttaja tilaa tuotteen netissä ja yritys toimittaa tuotteen suoraan kuluttajan kotiovelle. On selvää, että välikäsien määrän laskiessa myös toimitusketjun kustannukset laskevat. Tämä tarkoittaa yritykselle parempaa kannattavuutta tai mahdollisuutta laskea hinta selvästi kilpailijoita alemmas ja näin saavuttaa kilpailuetua.

Ostovoimaiset kuluttajat ovat jatkuvasti kasvavassa määrin diginatiiveja, eli henkilöitä jotka ovat tottuneet pienestä pitäen käyttämään tietokoneita ja älypuhelimia. Näiden kuluttajien ostotottumukset ovat hyvin erilaisia kuin heidän vanhempiensa. Nykymaailmassa tasokas kivijalkaliike jolla on monivaiheinen jälleenmyyntiketju voi kenties vielä juuri ja juuri selvitä. On vaikea ennustaa kuinka pian tämä muodostuu täysin mahdottomaksi, mutta väistämätöntä se on.

Kenties merkittävin digitalisaation vaikutus kohdistuu työvoimaan. Ihmiset ovat usein yritykselle se suurin kuluerä. Kaikki voittavat, kun hallinnollisia toistuvia yksinkertaisia tehtäviä siirretään ihmisiltä koneille. Työntekijöiden aika ei kulu enää yksitoikkoisten tehtävien suorittamiseen vaan aika voidaan ohjata yrityksen kannalta tuottoisampaan työhön. Lisäksi kone ei tee inhimillisiä virheitä, jolloin lopputulos on luotettavammin aina oikea. On paljon ihmisiä, jotka pelkäävät että koneet vievät heidän työpaikkansa. Yleensä todellisuus on kuitenkin sellainen, että ihmisen kykyä käsitellä monimutkaisia kokonaisuuksia ja luoda yhteyksiä asioiden välillä ei voida korvata koneella. Tyypillisesti henkilön työstä pystytään korvaamaan se kaikista tylsin osa koneella ja ihmiselle jää haastavampien ja luovuutta vaativien työtehtävien suorittaminen.

Työ- ja elinkeinoministeriö listaa digitalisoinnin keinoiksi työvaiheiden automaation, robotisaation, koneoppimisen, tekoälyn, suurten tietoaineistojen analysoinnin, virtuaalisen ja lisätyn todellisuuden sekä lohkoketjuteknologiat [1]. Hieno lista suuria ja hienon kuuloisia sanoja, jotka eivät keskimääräiselle pk-yrityksen johdolle tarkoita mitään, sillä ne koetaan niin kaukaisiksi omasta toiminnasta. Siksipä listaamme tässä digitalisoinnin keinoja, jotka koskettavat ihan oikeita pieniä ja keskisuuria yrityksiä.

Esimerkki tyypillisestä työprosessista:

Esimerkkiratkaisu:

Luodaan yksinkertainen sovellus, jonka sisällä voidaan laatia sopimus taulukkoineen ja lähettää se sähköisesti allekirjoitettavaksi toiselle osapuolelle. Kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, he saavat tästä ilmoituksen ja sopimus on nyt sovelluksessa tallessa kaikkien muiden vastaavien sopimusten kanssa ja aina saatavilla millä tahansa laitteella.

Käytettyjen sovellusten ja työvaiheiden määrä tippuu noin kymmenestä yhteen, tieto on entistä paremmin turvassa ja saatavilla, minkä lisäksi myös sopimuskumppanin työ helpottuu.

Esimerkki tyypillisestä työprosessista:

Esimerkkiratkaisu:

Luodaan työajanseurantajärjestelmä. Tiedon muoto on vakio. Kaikki työntekijät pääsevät omilla tunnuksilla järjestelmään. Tiedosta muodostetaan täysin automaattisesti tarvittavat palkanlaskennan raportit, sekä yritystoiminnan johtoa tukevia koontinäkymiä.

Esimerkki tyypillisestä työprosessista:

Esimerkkiratkaisu:

Luodaan ohjelmisto, jossa on käyttöliittymä kuljettajalle ja johdolle. Ohjelma on kytketty varastojärjestelmään, joten kuljettaja vain painaa sovelluksessa nappia kun toimitus on tehty ja tieto siirtyy eteenpäin. Ohjelma ottaa automaattisesti talteen toimitusten aikaleimat ja sijainnit, sekä ajoreitit GPS:n avulla. Ohjelmisto laskee kullekin päivälle tehokkaimman toimitusreitin ja hyödyntää navigointipalvelujen dataa jotta vältytään ruuhkilta ja onnettomuuksilta.

Johdon näkymässä on koottu visuaaliseen yhteenvetoon keskimääräinen toimitusaika tuoteryhmittäin, sekä reaaliajassa päivittyvät toimitusten määrät ja ajoreitit. Raporteissa huomioidaan olosuhteet, kuten ruuhkatilanne ja sääolosuhteet, minkä ansiosta johdon saama informaatio on luotettavaa ja sen pohjalta voidaan tehdä päätöksiä jotka kehittävät yrityksen toimintaa oikeaan suuntaan.

Digitalisaatio muuttaa maailmaa ja koskettaa meitä kaikkia jokapäiväisessä elämässämme. Yritystoiminnan digitalisointi on yrityksille mahdollisuus hyödyntää digitaalisia työkaluja, jotka auttavat kehittämään ja tehostamaan yrityksen toimintaa. Joskus digitaaliset ratkaisut auttavat luomaan täysin uusia liiketoimintamalleja. Yritykset jotka eivät osaa hyödyntää digitalisoinnin etuja, tulevat ennen pitkää kaatumaan.

Kirjoituksessa on listattu muutama tyypillinen prosessi, joissa on kehittämisen varaa useissa yrityksissä kaikissa kokoluokissa. Todellisuudessa jokaisessa työtehtävässä on jotain kehitettävää. Tarjotut esimerkkiratkaisut ovat yksittäisiä vaihtoehtoja lukemattomista ratkaisuista, joilla prosessihaasteita voidaan taklata. Usein parhaan ratkaisun haasteeseen tietää yrittäjä, yrityksen johto tai työntekijä itse. Heillä ei vain ole työkaluja tai osaamista toteuttaa uudistusta.

Oikean kumppanin avulla pk-yrityksen digitalisointiprojektit johtavat yleensä yllättävän nopeisiin ja hyviin tuloksiin, sekä erittäin nopeaan investoinnin takaisinmaksuaikaan.

Ismo Oikarainen, Eventivio Oy, CFO
040 779 3895
ismo.oikarainen@eventivio.com